Ficha resumen

Se utilizan diferentes modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de las actividades rutinarias de compra, uso, almacenamiento y entrega de materiales.

Requisición o Solicitud de compra

Es un documento elaborado por el departamento de almacén u otro que requiera el material. Entre las especificaciones que debe incluir la solicitud, se encuentran el número de requisición, el nombre de la persona o departamento o departamento que hace la solicitud, fecha de pedido, fecha de entrega, cantidad de artículos solicitados, identificación del número de catalogo, descripción del articulo y la firma autorizada. Se elaboran en original y en copia.

Orden de Compra

Es un modelo de documento que se prepara en el departamento de compras. Incluye los siguientes aspectos: nombre y dirección de la empresa que hace el pedido, número de la orden de compra, nombre y dirección del proveedor, fecha del pedido, fecha de entrega, términos de la entrega y de pago, cantidad de artículos solicitados, numero de catalogo, descripción, costo por unidad y total, costo total de la orden y la firma autorizada. Se elaboran 4 copias. La original destinada al proveedor, el duplicado se envía al empleado del departamento de recepción para advertirle de la entrega futura, el triplicado se envía al departamento de contabilidad y el cuadruplicado permanece en el departamento de compras.

El informe de recepción

Lo elabora el departamento de recepción e inspección. Este documento debe incluir el nombre del proveedor, el número de la orden de compra, fecha en el que el pedido es recibido, código del material, cantidad recibida, descripción de los artículos, las diferencias con la orden de compra si existiesen y la firma autorizada. Se realizan 3 copias. El original se envía al contabilidad junto con la factura, el duplicado se envía al departamento de compras para indicar que el pedido fue recibido y el triplicado se archiva.

Requisición  o Solicitud de Materiales

Es una orden por escrito elaborada por el departamento que requiere algún material y se presenta al almacenista para que entregue determinados materiales especificados para uso del departamento solicitante. Debe incluir la fecha y el número de requisición, fecha de entrega, identificación del departamento que solicita el material o el número de la orden, la cantidad y descripción del material, el costo unitario y costo total del material despachado, firma de la persona que autoriza la requisición, firma de la persona que despacha los materiales y firma de la persona que recibe. Se realizan 3 copias. El original se envía al departamento de almacén, el duplicado se remite al departamento de contabilidad general o de costos y el triplicado permanece en el departamento que autoriza la solicitud.