Explicación

Hay diferentes departamentos que intervienen en el control de los materiales.

El primer departamento que interviene es el de ingeniería, planeación y distribución de la producción. En este departamento hay un encargado responsable de ejecutar las actividades que se realizan fuera del departamento. Las actividades a realizar son el diseño del producto, especificar los materiales que se han de comprar, estudiar el efecto de uso de materiales sustitutos y preparar la lista de materiales requeridos en las diferentes ordenes de producción o procesos productivos.

Por ejemplo,en una empresa dedicada a la fabricación de muebles, este departamento se´ria el encargado de  diseñar por ejemplo el tipo de sofá que quiere, que material van a utilizar (cuero, tela,etc), como quieren que sean esos materiales y cuánto van a utilizar de ellos y con todo ello estudiar el efecto del uso de materiales sustitutivos en ese ámbito.

A continuación el departamento de compras  se encarga de recibir las solicitudes de compras de todos los materiales, solicitar los presupuestos de sus proveedores, elaborar y emitir la orden de compra y garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.

Continuando con el ejemplo anterior este departamento se encargaría de hacer llegar a sus proveedores la cantidad de cuero, tornillos, tela o diferentes materiales que necesitarían para la realización de dicho sofá.  

El departamento de recepción e inspección de los materiales, tiene como función recibir el material junto con el albarán correspondiente, verificar la cantidad y la calidad del materia, verificar y aprobar las facturas de los proveedores, el envío de facturas, si se ha presentado alguna irregularidad a la hora de recibir el material, si el material recibido cumple con las especificaciones y realizar el Informe de Recepción.

La llegada de material para realizar el sofá , si la tela esta en buen estado, si es del color que queremos, si cumple los requisitos impuestos, y si el material recibido contiene la cantidad correcta y las facturas esta en orden.

Los encargados del departamento de almacén se encargan de realizar las actividades de protección, almacenamiento y salida de materiales. Es el encargado de recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de compra, verificar los materiales, preparar las tarjetas de control, recibir el informe de recepción, enviar a producción los materiales solicitados, registrar las entradas y salidas de los materiales, preparar las requisiciones de compras, comprobar que el material cumple con las especificaciones o tiene defectos, si es así emitir la Orden de Devolución de Compras y por último preparar Resumen de Requisición de materiales para el departamento de costos.

Se encargarían de recibir y verificar los materiales utilizados para la realización del sofá, que no tenga ninguna tara, y enviar al departamento de producción los materiales para comenzar con la tarea de montaje y producción del sofá.

Por último el departamento de contabilidad tiene como función recibir la factura del proveedor, comprobarlo con la orden de compra, recibir información del encargado de almacén sobre los materiales recibidos, realizar el asiento contable referente a la compra de materiales, recibir copia de la requisición de materiales, realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricación y afectar la orden de producción o los procesos productivos.

Todo lo que hacen los departamentos anteriores, lo hacemos en facturas y asientos contables.