El proceso de la negociación es el proceso a través del cual
se desarrolla una negociación, desde el momento en que las partes involucradas
se preparan para ésta, hasta el momento en que intercambian valores y llegan a
un acuerdo.
A continuación las etapas que conforman
el proceso de la negociación:
Preparación
Una buena preparación es la clave del éxito en toda
negociación. Según investigaciones, el 80% de una negociación se gana antes de
sentarse en la mesa.
En la preparación, determinamos qué es lo que queremos
lograr con la negociación (nuestros objetivos), qué argumentos y tácticas de
negociación utilizaremos, y con qué estaremos dispuestos a conformarnos.
Además de realizar un análisis de nuestra situación, lo
que queremos lograr, y las acciones que vamos a realizar, en la preparación
también es importante recopilar y analizar la mayor cantidad posible de
información de la otra parte.
Debemos analizar qué es lo que pretende (sus objetivos), sus
motivaciones, necesidades e intereses, sus alternativas a la negociación, su punto de reserva, su estilo de negociación, sus tácticas de
negociación comúnmente utilizadas, sus fortalezas y debilidades, etc.
Para lo cual podríamos analizar el diálogo previo a la
negociación que tengamos con la otra parte, o buscar información en otras
fuentes tales como sus clientes, sus proveedores, su página de Internet, sus
negociaciones previas, etc.
Inicio de la negociación
Al iniciar la negociación es recomendable enmarcar la
negociación como un esfuerzo conjunto, y mostrar respeto y preocupación por los
intereses e inquietudes de la otra parte, y por lograr un acuerdo favorable
para ambos.
En esta etapa de inicio de la negociación debemos explicar
algunas de nuestras necesidades, intereses e inquietudes; pero si la otra parte
se muestra reservada al hacer lo mismo, debemos ser cautelosos al proporcionar
información adicional.
Asimismo, en esta etapa, no debemos pasar por alto la
importancia de las conversaciones informales. Éstas nos ayudarán a que la otra
parte se sienta menos a la defensiva, más cooperativa y más comunicativa.
Pero además, nos ayudará a conocer y analizar mejor a la
otra parte (algo que veremos en la siguiente etapa).
Sin embargo, si la otra parte se muestra formal, nosotros no
debemos hablar demasiado informalmente pues podría interpretarse como una falta
de seriedad de nuestra parte.
Análisis de la contraparte
La siguiente etapa del proceso de la negociación consiste en
analizar a la otra parte, ya sea a través de preguntas formales o informales, o
a través de la interpretación de sus palabras, acciones y lenguaje no verbal.
Toda información que nos haga comprender mejor a la otra
parte, nos situará en una mejor posición para negociar.
Debemos tratar de determinar y analizar sus verdaderas
motivaciones, necesidades e intereses, sus prioridades, su punto de
reserva, su estilo de negociación, su perspectiva, sus fortalezas y
debilidades, etc.
Obtener esta información puede ser difícil si nos
enfrentamos a un negociador distributivo, el cual tratará de ocultar sus
verdaderos intereses.
Un aspecto importante en esta etapa del análisis de la
contraparte es el de tratar de identificar diferencias (ya sea en necesidades,
preferencias, gustos, valores, intereses, recursos, habilidades, etc.) que nos
permitan crear valor a través del intercambio.
Por ejemplo, al intercambiar algo que para nosotros no sea
tan valioso, pero para la otra parte sí, por algo que para la otra parte no sea
tan valioso, pero para nosotros sí.
Propuestas
La siguiente etapa del proceso de la negociación es la etapa
de las propuestas.
En cuanto a las propuestas, una táctica de negociación
consiste en establecer una oferta elevada con el fin de que la otra parte
“ancle” su percepción sobre el rango de posible acuerdo (busque un acuerdo
cercano al punto de nuestra oferta).
Pero siempre procurando que nuestra oferta no sobrepase su
punto de reserva, pues podríamos perder credibilidad, ser considerados poco
serios o poco interesados y/o hacer que la otra parte decida retirarse de la
negociación antes de tiempo.
Si la otra parte es quien establece la primera oferta y ésta
es exagerada, tenemos las siguientes alternativas:
Establecer una contraoferta también elevada y, de ese modo,
terminar lo más probable en un punto medio.
reaccionar con sorpresa o desencanto, declarar que su oferta
está fuera del rango que habíamos previsto, explicar por qué dicha oferta no es
razonable, y luego establecer la nuestra sustentándola con razonamientos
sólidos.
o alejar la conversación de su propuesta, y luego de un rato
establecer la nuestra sustentándola también con razonamientos sólidos.
Sea cual sea el caso, si la otra parte insiste en su oferta
inicial, debemos pedirle con todo respeto que nos explique por qué considera
que dicha oferta es razonable, o que nos diga en qué se basa para hacernos
dicha propuesta.
Sobre quién debería establecer la primera oferta, es
recomendable tomar la iniciativa cuando conocemos el punto de reserva de la
otra parte, y dejar que la otra parte lo haga cuando la situación es incierta.
Intercambios
La siguiente etapa en el proceso de negociación es la etapa
de intercambios (“yo te doy esto y tú me das esto otro”, “yo hago esto y tú
haces esto otro”).
Lo ideal en esta etapa es intercambiar valores que para
nosotros no tengan tanto valor, pero para la otra parte sí, por valores que
para la otra parte no tengan tanto valor, pero para nosotros sí, y, de ese
modo, crear valor y lograr un acuerdo beneficioso para ambos.
Un aspecto importante en esta etapa de intercambios es el de
saber ser flexibles y hacer concesiones que no teníamos previsto hacer, si la
situación lo amerita.
Para ello, debemos tener en cuenta que una negociación no es
un proceso lineal, sino que siempre es posible que en el camino surjan nuevos
datos, necesidades o circunstancias que nos obliguen a cambiar nuestra
posición.
Acuerdo
La última etapa del proceso de la negociación es la etapa
del cierre o acuerdo.
A medida que nos acercamos a lo que desearíamos que fuera un
acuerdo definitivo, un consejo es hacerle saber a la contraparte que estamos
cerca de un trato aceptable, para que, de ese modo, no espere muchas más
concesiones por parte de nosotros.
Antes de llegar al acuerdo también es recomendable haber
tratado todos los puntos relacionados con la negociación, para que, de ese
modo, evitemos que la otra parte pueda realizar demandas de últimos minuto.
Una vez llegado a un acuerdo es recomendable poner por escrito
todo lo acordado y luego firmar el documento, para que, de ese modo, evitemos
conflictos y confusiones futuras.
Y, finalmente, otro consejo es que al momento de llegar a un
acuerdo, tengamos siempre presente el valor de las relaciones, es decir, el
valor de crear y conservar buenas relaciones con la otra parte.
Por ejemplo, buscando un acuerdo en donde la otra parte
también resulte satisfecha, y luego del acuerdo, no alardeando si hemos salido
favorecidos (por ejemplo, al alardear de cuánto más habríamos estado dispuestos
a conceder), cumpliendo con todo lo acordado, y mostrando interés por mantener
una buena relación (por ejemplo, al preguntarle a la otra parte si todo está
marchando tal como esperaba).
